Pilula de management

se adreseaza antreprenorilor, managerilor, team leader-ilor si coordonatorilor de departamente,

contine analize, bune practici si perspective, plus instrumente de aplicat imediat.

autor:

ing. dipl. Radu Nechita

training partner MENTOR Training

licentiat LIFO® si Human Synergistics®

Iasi, 12 martie 2017

Bune practici pentru stimularea comunicarii deschise si a asumarii responsabilitatii in echipe si organizatii

– partea I –

In peste 21 ani de management si training de management si leadership al echipelor am avut onoarea de a exersa si valida o suma de bune practici, practici pe care vi le propun si voua dragi colegi lideri si manageri spre cunoastere si adaptare. Unele va sunt arhicunoscute, altele sunt poate prea simple iar altele necesita validare.

1. Cand intrati intr-o incapere unde sunt alti oameni, colegi, colaboratori, etc, in primele 30 de secunde spuneti ceva de bine. Daca nu aveti nimic de bine de spus atunci taceti, (astfel veti fi asociati mai usor cu perceptii pozitive si nu va aparea nici fenomenul “6 vine sefu’ “).

2. Cand doriti sa va sporiti influenta, etic, asupra cuiva sa va puneti intrebarea “Cum pot eu sa-l sprijin pe cel din fata mea?” (abordarea sincera si cu actiuni concrete va declansa principiul Reciprocitatii; macar la nivel subliminal – veti fi perceput pozitiv si “se va intoarce” buna intentie; sursa: Robert Chaldini – Principiile Persuasiunii).

3. De cate ori un angajat vine la voi cu o problema antrenati-l astfel: “cand vii cu o problema (foarte bine ca vii) te rog ca pe drum sa te gandesti si la 2-3 solutii de rezolvare”. Asta il va transforma treptat dintr-un simplu postas de probleme intr-un creier care cauta si solutii (va exista in viitor o sansa rezonabila ca el sa identifice idei de rezolvare sau chiar sa faca stanga-nprejur asumandu-si initiative).

4. Agreati ca orice comunicare catre cineva, in fapt o transmitere de informatii, sa fie dublata: verbal cu scris, telefon cu mail, mail cu sms, etc. Astfel riscurile de pierderi in comunicare scad vizibil. Mai bine investiti cateva secunde in plus decat sa constatati ca o informatie nu a ajuns la timp.

5. Agreati ca orice mail sa fie cu Cc la un coleg; astfel o sa-l recititi rapid inainte de transmitere, stiind ca se uita mai multe perechi de ochi. Il veti scrie mai mai concis si veti fi si transparent, bun echipier, fara a fi depozitarul ori “de neinlocuit”-ul cuiva. Din contra, veti putea fi suplinit in timp real.

6. Stabiliti  timpi de raspuns pe diverse canale de comunicare: telefon & sms – aceeasi zi, mail – 24 ore, s.a. Cu unele exceptii, ex: case de expeditii, raspunsul imediat la mail-uri va canaliza activitatea spre lucruri urgente si nu importante. Unu la mana: nu orice raspuns rapid este calificat si, doi: doar reactionand la ce vine din afara nu vom putea construi proiectele proprii. Efectul il cunoasteti, daca rezolvam doar urgente in dauna importantelor, lucrurile urgente vor deveni mai dese; daca alocam (intai) timp pentru lucruri importante dar neurgente, urgentele vor deveni mai rare. Sursa: Allain Lakein).

7. Cand cereti idei/solutii intr-un grup pentru o situatie sau problema rugati ca fiecare participant sa scrie in cateva minute 3-5 idei de solutionare, apoi pe rand sa le enunte fiecare. Asa toti au ocazia sa se exprime. Altfel, cei mai vocali vor lua initiativa iar idei bune se pot pierde. Intai le scriem apoi le spunem. (scrisul cristalizeaza gandirea iar gandirea motiveaza actiunea; doar aceasta tehnica poate face uneori diferenta dintre eficient si eficace).

8. Cand oferiti un feedback incepeti intotdeauna cu ceva pozitiv. Nu unul de complezenta ci ceva real, argumentat. Astfel veti separa celalalt feedback, negativul, de primul impuls si ii veti conferi si un context corect, obiectiv. (oamenii care iti spun si de bine si de rau sunt perceputi ca sinceri, franci, deschisi, realisti, obiectivi chiar; cei care doar iti evidentiaza plusuri sunt lingusitori si interesati, cei care doar iti spun minusuri sau nereusite sunt iarasi macar antipatici, nu invatam din acea critica dar luam in personal).

9. Cand oferiti un feedback evidentiati comportamente, nu puneti etichete. Comportamente: face, realizeaza, aplica, s.a. sunt categoric argumente in sine, cu valoare de confirmare a unor abilitati. Etichetele gen “esti ok, esti non-ok” nu spun prea multe, nu-i valideaza clar colegului care sunt comportamentele dezirabile. Exista o practica acceptabila in a oferi feedback enuntand calitati, de exemplu: “esti empatic”. Este tot o eticheta care tine locul exprimarii corecte “arati empatie”.

10. Laudati in public, criticati in particular. Atunci cand laudati in public un coleg, cu comportamentele lui cu tot si cu rezultatele sale el devine un model pentru ceilalti. Cand laudati pe cineva de fapt le spunem celorlalti: “asa ma astept sa ganditi si actionati fiecare de acum inainte”. Este excelent, oamenii vor sti clar ce se asteapta de la ei. Cand criticati, prima data obligatoriu este intr-o discutie individuala, cu fapte spuse si fara etichete. Daca criticati in public pierdeti leadership-ul.

Voi continua articolul cu noi parti. ( aici: partea II, partea III)

Pana atunci va rog sa comentati cu mesaje, sa oferiti feedback „Plus si De imbunatatit” pentru practicile de mai sus. Ce ati aplicat si a functionat? Ce ati aplicat si nu a functionat?

Va multumesc!

 Pilula de Management este transmisa si pe email abonatilor la newsletter.